उद्योजकाचे प्रगती पुस्तक

चला, अकाऊंट्स म्हणजेच बॅलन्स शीट आणि प्रॉफिट अॅंण्ड लॉस अकाऊंट्स कशाशी खातात ते समजावून घेऊयात…

हे सर्वश्रुत आहे की, बॅलन्स शीट आणि प्रॉफिट अॅंण्ड लॉस अकाऊंट्स म्हणजे व्यवसायाचे वित्तीय निष्कर्ष. आपण जे काही व्यवहार करतो त्याचा परिपाक/परामर्श म्हणजेच अकाऊंट्स. हा जणू काही एक आरसाच आहे, जो आपल्या बिझनेसची चांगली-वाईट प्रतिमा दाखवत असतो व ती बदलण्यासाठी काही निर्देशदेखील देत असतात; पण आपणास ते ओळखता आले पाहिजेत आणि त्याचसाठी हा लेखन प्रपंच.

आज आपण आजूबाजूस नजर फिरवली तर आणि यशस्वी उद्योजकांकडे पाहिले तर आपणास लक्षात येईल, की गुजराती, मारवाडी हे अग्रेसर आहेत आणि त्याचे एकमेव किंवा मुख्य असे जरी म्हणता येणार नसले तरी अति महत्त्वाचे कारण म्हणजे ते आपले अकाऊंट्स वरचेवर तपासत असतात आणि त्यावर उपाययोजना करीत असतात, कारण ह्या गोष्टीचे महत्त्व कळल्याने त्यातील खाचाखोचांची माहिती ते करून घेतात.

ह्यासाठी प्रत्येक उद्योजकास अकाऊंटंट/लेखाकार होणे मुळीच गरजेचे नसून आपल्या अकाऊंटंटने बनवून दिलेल्या अकाऊंट्सवरून निष्कर्ष काढण्याची क्षमता मिळवणे व ती वाढवणे गरजेचे आहे. मी असा दावा करू इच्छितो की, जर का उद्योजकाने नियमितपणे आपल्या सोयी आणि गरजेनुसार काही ठरावीक वेळ दिला तर त्यांना आपआपल्या उद्योगामध्ये अधिक कार्यक्षमता आणणे सहज शक्य होईल; किंबहुना वेळ सत्कारणीच लावला याची त्यांस खचितच प्रचीती येईल यात शंका नाही.

मुद्द्याकडे वळताना किंवा तत्पूर्वी बॅलन्स शीट आणि प्रॉफिट अॅंण्ड लॉस अकाऊंटचा एक नमुना देत आहोत.

प्रॉफिट अॅवण्ड लॉस हे संबंधित कालखंडाचे (साधारणत: वर्ष) इन्कम अॅंण्ड एक्सपेंडिचरची समरी असते. हे अधोरेखित करतो की, P&L हे संपूर्ण वर्षाशी (कालखंडाशी) निगडित असतो. Balance Sheet मात्र ज्या दिवशी Accounts Finalise करतो त्या विशिष्ट दिवसाची स्थिती दर्शवते. एखाद्या विशिष्ट दिवशी उद्योगाची काय मालमत्ता आहे आणि बिझनेस इतरांस काय देणे लागतो याचे पत्रक असते.

आपली मुख्य चर्चा सुरू करण्याआधी काही महत्त्वाच्या गोष्टींचा उल्लेख जरुरी आहे, ते खालीलप्रमाणे,

Accounts च्या तत्त्वानुसार बिझनेस आणि बिझनेसमन ह्यात फरक केला जातो म्हणूनच बिझनेस अकाऊंट्समध्ये बिझनेसमनचे वेगळे खाते ठेवतात.

Accounting System ही Double Entry System आहे. म्हणजेच एका व्यवहारात कमीत कमी दोन खाती प्रभावित होतात. वेगळ्या शब्दात सांगायचे झाले तर प्रत्येक Debit ला तितक्याच रकमेचे एक Credit पण असते. उदा. जर का ABC Co. ने xyz.co कडून मशीनरी एकूण रु. 1,00,000/- किमतीला विकत घेताना रु. 75,000/- बँकेचा चेक दिला व रु. 25,000/- 30 दिवसांत देण्याचे ठरले, तर ABC Co. च्या पुस्तकात खालील प्रकारची नोंद होईल.

Machinery A/c Dr. Rs. 1,00,000/-
…..      To Bank A/c cr Rs. 75,000/-
…..      To xyz.co A/c cr Rs. 25,000/-

आता आपण Balance Sheet आणि P & L A/c मध्ये समाविष्ट असणार्या एकेक बाबीचा विचार करूयात. Balance Sheet ला 2 बाजू असतात. Liabilities (ऋणको) आणि Assets (धनको). Liabilities (ऋणको) Profit & Loss A/c ला देखील 2 बाजू असतात, त्यात Debit मध्ये खर्च आणि Credit मध्ये मिळकत दर्शविली जाते.

Balance Sheet चा विचार करताना Liabilities च्या बाजूस सर्वप्रथम दिसणारा घटक म्हणजे Capital. जी आपल्या बिझनेसची पुंजी असते, जे आपण रोकड म्हणजे कॅश किंवा बँकेत जमा करतो, म्हणजेच आणलेले Capital, Liability बाजूस नोंदले जाते व त्यामुळे Cash/Bank Balance वाढतो जो आपण Assets बाजूस दाखवतो.

Capital द्वारा आणलेली रोकड/बँक ठेवीला दीर्घ मुदतीचा निधी म्हणतात आणि म्हणून हा पैसा केवळ दीर्घ मुदतीच्या कामासाठी वापरला पाहिजे. उदा. मशीनरी किंवा फॅक्टरी विकत घेणे आणि जेव्हा ते आपण करतो तेव्हा रोकड/बँक ठेव कमी होऊन मशीनरी/स्थावर मालमत्तेची रक्कम वाढते. आपल्या लक्षात येईल की, हे दोन्ही Asset बाजूला असतात व एक रक्कम कमी होते आणि दुसरी वाढते.

Liabilities बाजूचा फार महत्त्वाचा घटक म्हणजे Reserves & Surplus ज्याला आपण मराठीत गंगाजळी असे म्हणतो. जर का कंपनीने वर्षभरात नफा कमावला तर त्यातील रक्कम Reserves & Surplus ला वर्ग करण्यात येते आणि हादेखील दीर्घ मुदतीचाच निधी आहे आणि तो आपण दीर्घकालीन खर्चासाठी वापरू शकतो.

पुढच्या घटकाकडे वळण्याआधी हे नमूद करावेसे वाटते की, दीर्घकालीन निधीतून दोन्ही प्रकारचे खर्च करण्यास हरकत नाही. (दीर्घकालीन आणि अल्पकालीन / Long Term and Short Term, पण अल्पकालीन निधीतून फक्त अल्पकालीन खर्चच करावा. दीर्घकालीन खर्च टाळावा; किंबहुना करूच नये. अन्यथा बिझनेसचा समतोल ढळू शकतो.

तद्नंतर येणारा घटक म्हणजे कर्जे. जी दोन्ही प्रकारची दीर्घकालीन आणि अल्पकालीन असतात. दीर्घकालीन कर्जे Term Loans म्हणून ओळखली जातात व त्याद्वारे मशीनरी, फॅक्टरीसारख्या स्थावर मालमत्तेची खरेदी होते. प्रकल्प उभारणीसाठी या पैशांचा वापर होतो. एकीकडे दीर्घकालीन कर्ज वाढते जे Liability बाजूस असते तर Asset बाजूस स्थावर मालमत्तेच्या रकमेत भर पडते.

आता आपण अल्पकालीन मुदतीची कर्जे व त्याचा विनिमय काय करतात ते पाहू. यांच्याद्वारे उभारलेला निधी मुख्यत्वे कच्चा माल विकत घेण्यासाठी व त्यावर कराव्या लागणार्या् प्रक्रियांच्या खर्चासाठी करण्यात येतो म्हणजेच अल्पकालीन कर्जाच्या रकमेत वाढ होते जे अर्थात Liability बाजूस नोंदतात आणि खर्च जो कच्च्या मालावर तसेच संबंधित प्रक्रियांवर होणारा खर्च हा Profit & Loss A/c च्या Debit बाजूस नोंदवला जातो. प्रक्रियासंबंधी खर्चामध्ये Power & Fuel, Direct Labour, Other Manufacturing Expenses वगैरे येतात.

Liability side ला अल्पकालीन कर्जानंतर येणार घटक म्हणजे अल्पकालीन देणी आणि तरतुदी (Short Term Liabilities and Provisions) ह्यामध्ये Sundry Creditors दिसतात. जेव्हा कच्चा माल (Raw Material) आदी रोकड न देता काही मुदतीच्या बोलीवर खरेदी केली जातात, अशी न फेडलेली रक्कम Sundry Creditors मध्ये अंतर्भूत असतात.

बिझनेसचे हिशेब साधारणत: 31 मार्चला पूर्ण करण्यात येतात, पण प्रत्येक देयक त्या दिवशीच फेडणे शक्य नसते. उत्तम उदाहरण म्हणजे कर्मचार्यांदचे पगार, विविध प्रकारचे कर (Taxes); पण ह्यांची गणना संबंधित खर्चामध्ये करणे गरजेचे असते, कारण तसे केले तरच संबंधित कालखंडाचा नफा/तोटा अचूकपणे गणता येईल. अशा रकमांसाठी तरतूद करतात जी Liability Side ला दर्शवतात.

Asset Side ला येणारा पहिला घटक म्हणजे स्थावर मालमत्ता (Fixed Assets) ज्याच्या रकमेतून घसार्याiची (Depreciation) वजावट केली जाते व ती P&L च्या Debit Side ला दाखवतात. घसारा Depreciation हा रोख खर्च Cash Expenditure नसतो. याचे प्रयोजन मशीनरी किंवा मालमत्तेमध्ये त्याच्या वापरामुळे जी घट होते त्या अनुषंगाने नवीन मालमत्तेची भविष्यात उभारणी करण्यासाठी एका निधीच्या रूपात होते.

Fixed Assets नंतर Current Assets चा नंबर लागतो. FA ह्या दीर्घकालीन असतात, तर CA ह्या अल्पकालीन असतात. CA मध्ये जेव्हा आपण माल उधारीवर विकतो, त्यायोगे जे येणे आहे ते अंतर्भूत असते ज्याला Sundry Debtors म्हणतात. बिझनेससंदर्भात बर्याीच प्रकारची Deposits (Rental, Electricity) असतात. पुढचा घटक म्हणजे Cash / Bank Balance ह्याबरोबर Balance Sheet चे विवरण पूर्ण झाले.

आता आपण Profit & Loss A/c (P&L A/c) बद्दल चर्चा करूयात. आधी नमूद केल्याप्रमाणे P&L A/c च्या Debit Side ला खर्च आणि Credit Side ला मिळकत दर्शवली जाते.

प्रथम Debit Side बघूयात. साधारणत: पहिला क्रमांक लागतो तो Opening Stock चा. मागील वर्षात खरेदी झालेले, पण न वापरलेल्या कच्च्या मालाची रक्कम येथे दर्शवतात. त्यानंतर येते ते म्हणजे चालू वर्षात खरेदी केलेल्या कच्च्या मालाचा आकडा आणि मग त्याखालोखाल Power and Fuel, Direct Labour, Other Manufacturing Expenses हे खर्च, की जे उत्पादनाशी प्रत्यक्षरीत्या जोडलेले असतात. पुढचा क्रमांक लागतो तो म्हणजे घसारा किंवा Depreciation चा. घसारा सोडून बाकीचे हे रोकड खर्च आहेत.

तेव्हा त्यांचा रकमेत वाढ झाली की दुसर्यास बाजूस बँक ठेव किंवा रोकड शिल्लक तेवढी कमी होते. घसारा मात्र Non-cash Charge आहे म्हणजेच जेवढा घसारा, P & L ला Debit केला जातो तितकाच संबंधित मालमत्तेतून वजा केला जातो.

नंतर विक्री आणि वितरण खर्च, (Seling & Distribution Expenses) आणि प्रशासन खर्च (Administrative Expenses) येतात. जाहिरात खर्च, कमिशन, दळणवळण (बाह्य) हे विक्री आणि वितरणमध्ये मोडतात, तर कार्यालयीन खर्च म्हणजे जागेचे भाडे, उत्पादनाशी निगडित नसलेल्या कर्मचार्यांsचा पगार, प्रवास खर्च, व्यावसायिकांचा मेहनताना हे त्यात मोडतात.

P&L च्या Credit Side ला विक्रीची रक्कम येते व Closing Stock ची रक्कम येते. Debit Side आणि Credit Side ची वेगवेगळी बेरीज केली जाते व जो फरक उरतो तो म्हणजे नफा (जर Credit Side जास्त असेल तर) किंवा तोटा (जर Debit Side ला जास्त असेल तर); नफा किंवा तोटा Balance Sheet ला Reserves and Surplus ला वर्ग केला जातो.

P&L च्या Credit ला विक्री (Sales) ची जी रक्कम येते त्यात दोन शक्यता असतात. 1) माल रोकड तत्त्वावर विकला असेल 2) उधारीवर विकला असेल. जर रोखीने विकला असेल तर Cash/Bank मध्ये वृद्धी होते आणि जर उधारीने विकला असेल तर Sundry Debtors (धनको)मध्ये वाढ होते आणि दोन्ही Asset Side ला असतात.

आशा करतो की, आपणास Balance Sheet आणि Profit & Loss A/c च्या सर्व घटकांची ओळख झाली असेल तसेच त्यांचे परस्परांशी काय नाते आहे तेदेखील ध्यानात आले असेलच. या दोन्हीमधील आकड्यांच्या साहाय्याने आपण काही महत्त्वाची गुणोत्तरे (Ratios) काढू शकतो.

– प्रशांत नायगांवकर
9920773681
(लेखक व्यवसाय व प्रकल्प कर्ज सल्लागार आहेत.)