आजच्या वेगवान आणि स्पर्धात्मक जगात उद्योजक सतत त्यांची कार्यपद्धती सर्वोत्तम करण्याचे मार्ग शोधत असतात. हे साध्य करण्यासाठी सर्वात प्रभावी धोरणांपैकी एक म्हणजे आपला व्यवसाय स्वयंचलित पद्धतीत म्हणजेच ऑटो पायलट मोडवर नेणे.
असे केल्याने आपण दैनंदिन दळणापासून स्वत:ला मुक्त करू शकतो. व्यवसाय जलद गतीने वाढवू शकतो आणि नावीन्यपूर्ण गोष्टी करू शकतो, वैयक्तिक ध्येयांवर लक्ष्य केंद्रित करू शकतो.
स्वयंचलित पद्धती म्हणजे काय?
व्यवसायासाठी स्वयंचलित पद्धत म्हणजे उद्योजकाच्या कमीतकमी सक्रिय सहभागाशिवाय त्याचा व्यवसाय चालण्याची क्षमता. उद्योजक प्रत्येक निर्णयप्रक्रियेत किंवा कामात अडकण्याऐवजी फक्त मुख्य कामकाज हाताळण्यासाठी प्रणाली. व्यवसाय मालकाच्या प्रत्यक्ष सहभागाशिवाय स्वयंचलित झाल्यावर त्याला व्यवसायाचा विस्तार आणि वाढ करण्यावर तसेच धोरणात्मक निर्णय घेण्यासाठी उसंत मिळते.
सतत करावी लागणारी कामे पुनरावृत्ती होणारी कार्ये स्वयंचलित करा
आपला व्यवसाय स्वयंचलित करण्याची पहिली पायरी म्हणजे अशी कामे ओळखा जी फार महत्त्वपूर्ण नाहीत आणि ज्या कामांमध्ये तुमचा मौल्यवान वेळ ऊर्जा विनाकारण खर्च होते. बिले तयार करणे, बँकांतील दैनंदिन कामे, कार्यालयीन कामे अशी अनेक कामे शोधून तुम्ही इतरांना त्या जबाबदार्‍या हस्तांतरीत करू शकता.
कामे स्वयंचलित करण्यासाठीची साधने :
शेड्युलिंग : भेटींच्या नियोजनाचे आरक्षण स्वयंचलित करण्यासाठी फोनवर किंवा लॅपटॉपवर शेड्युलिंग करू शकता. इआरपी व अकांटिंग सॉफ्टवेअर किंवा अ‍ॅपचा वापर : बिल तयार करणे, पाठवणे, पेमेंटची आठवण अशा अनेक गोष्टी विविध अ‍ॅप्स किंवा सॉफ्टवेअरच्या माध्यमातून करणे सोपे झाले आहे. अशी सॉफ्टवेअर्स किंवा अ‍ॅप्स वापरायला जरूर सुरुवात करा.
ग्राहक संबंध व्यवस्थापन (सीआरएम) : ग्राहकांशी झालेला संवादाची नोंद ठेवण्यासाठी तसेच त्याच्या पाठपुराव्यासाठी एखादी ग्राहक संबंध व्यवस्थापन म्हणजेच सीआरएम प्रणाली वापरू शकता. अशा विविध ऑनलाइन साधनांचा वापर करून तुम्ही एखाद्या कामात व्यक्तीच्या हस्तक्षेपाची गरज कमी करून आपल्या व्यवसाय अधिक कार्यक्षम बनवू शकता. यातूनच तुम्हाला तुमच्या आणि तुमच्या व्यवसायाच्या प्रगतीसाठी मोकळा वेळ मिळू शकतो.
हुशारीने कामे सोपवा : जरी आपण उद्योगातील बहुतांश कामे स्वयंचलित केली तरीही आपल्या व्यवसायाला मानवी देखरेखीची आवश्यकता पडते. येथेच प्रतिनिधी नेमणे येते. यशस्वी प्रतिनिधीत्व देण्याची गुरुकिल्ली म्हणजे योग्य भूमिकांसाठी योग्य लोकांना ओळखणे. उद्योजक म्हणून आपल्या व्यवसायाच्या धोरणात्मक घटकांवर लक्ष केंद्रित करण्यासाठी बाकीची कामे इतरांवर सोडणे आवश्यक आहे.
एक मजबूत टीम तयार करा : ग्राहक सेवा, विपणन (मार्केटिंग) किंवा विक्री यासारखी व्यवसाय चालवण्यासाठीची आवश्यक कामे करून घेऊ शकणारे सक्षम कर्मचारी नियुक्त करा. त्यांना तुमच्या व्यवसायाची उद्दिष्टे, मूल्ये आणि ध्येयधोरणे समजतील याची खात्री करा. एकदा व्यवसायाची स्पष्ट भूमिका आणि जबाबदार्‍या निश्‍चित झाल्या की तुमची टीम नियमित कामे हाताळू शकते. अकांउंटिंग, लिगल अशा ज्या ज्या गोष्टी बाहेरील एजन्सीला सोपवू शकत असाल त्यांना सोपवा.
विविध कामांच्या एसओपी तयार करा
आपला व्यवसाय कमीतकमी हस्तक्षेपाशिवाय चालण्यासाठी सातत्य महत्त्वाचे आहे. आपण नसतानाही आपल्या व्यवसायातील प्रत्येक प्रक्रिया समान पद्धतीने पार पाडली जाते याची खात्री करण्यासाठी प्रमाणित कार्यविधी आवश्यक असतात. अशा कार्यविधी गोंधळ कमी करतात, चुका दूर ठेवतात आणि विभागांमधील कामे सुलभ करतात.
प्रमाणित कार्यविधीचा (एसओपी) विकास :
प्रत्येक प्रक्रियेचे दस्तऐवजीकरण : नवीन ग्राहक जोडण्यापासून ते परतावा हाताळण्यापर्यंत व्यवसायाच्या प्रत्येक टप्प्याचे दस्तऐवजीकरण करावे.
प्रकल्प व्यवस्थापन संगणकप्रणाली वापरणे : विविध उपलब्ध साधने वापरून आपली टीम अनुसरू शकेल असे कार्यप्रवाह (वर्क फ्लो) तयार करा. त्यामुळे कामामध्ये सातत्य येईल. वर्क फ्लोमुळे तुम्हाला दैनंदिन कामात सतत देखरेखीची आवश्यकता कमी करेल.
योग्य तंत्रज्ञानात गुंतवणूक करणे : कामे सुकर होण्याच्या दृष्टीने आवश्यक त्या त्या टुल्स आणि तंत्रज्ञानामध्ये गुंतणूक करा. त्याचा दीर्घकालीन लाभ मिळेल.
निरीक्षण आणि मोजमाप
आपला व्यवसाय स्वयंचलित झाला तरी होत असलेल्या कामांवर लक्ष ठेवणे महत्त्वाचे असते. नियमित देखरेख केल्याने आपल्याला सुधारणा आवश्यक असलेल्या बाबी ओळखण्यास मदत होते आणि स्वयंचलित प्रक्रिया सुरळीत चालू आहेत याची खात्री होते.
ग्राहकांचे अभिप्राय : ग्राहकांकडून अभिप्राय घेण्यासाठी सर्वेक्षणे किंवा रिव्हू टुल्स वापरणे.
विक्री आणि महसूल : आपण आपले आर्थिक लक्ष्य गाठत आहोत याची खात्री करण्यासाठी प्रमुख विक्री कामगिरी निर्देशकांचा मागोवा घ्यावा.
कामकाजाची कार्यक्षमता : कामे पूर्ण करण्यासाठी व अडथळे ओळखण्यासाठी लागणारा वेळ मोजा. व्यवसाय हळूहळू वाढवणे आणि त्यात पुन्हा गुंतवणूक करणे.
आपल्या उद्योगाचे स्वयंचलित स्थितीत रूपांतर करणे एका रात्रीत होत नाही. ही एक हळूहळू प्रक्रिया असते. त्यासाठी सतत बदल करणे, शिकणे आणि प्रणाली, साधने आणि विशेष कौशल्यामध्ये नफा पुन्हा गुंतवणे आवश्यक असते. आपला व्यवसाय वाढत असताना आपल्या स्वयंचलन धोरणांची पुनरावृत्ती करावी आणि सर्वाधिक प्रभावी करता येतील अशा नवीन क्षेत्रांचा शोध घ्यावा.
वाढीमध्ये पुनर्गुंतवणूक करणे
नवीन उत्पन्नाचे स्रोत विकसित करण्यासाठी, ग्राहकांचा अनुभव सुधारण्यासाठी किंवा आपले तंत्रज्ञान वरच्या पायरीवर नेण्यासाठी नफा वाटप करावे. आपण स्वत:वर किंवा आपल्या विद्यमान टीमवर जास्त भार टाकत नाही आहोत याची खात्री करा.
आवश्यक असल्यास नवीन माणसांची भरती करा. आपला व्यवसाय स्वयंचलित करणे हे अनेक उद्योजकांसाठी अंतिम ध्येय असते. त्यामुळे दैनंदिन कामांपासून स्वत:ला दूर ठेवणे शक्य होते. आपल्या व्यवसायाची धोरणात्मक वाढ आणि नवोपक्रमावर लक्ष केंद्रित करू शकतो.
पुनरावृत्ती होणारी कामे स्वयंचलित करून, मजबूत प्रणाली तयार करून, प्रभावीपणे प्रतिनिधीकडे सोपवून आणि तंत्रज्ञानात गुंतवणूक करून, आपण कमीतकमी हस्तक्षेपासह कार्यक्षमतेने चालणारा व्यवसाय तयार करू शकतो.
