कोणत्याही व्यवसायाच्या दैनंदिन कामकाजात, डेटा (Data) पुष्कळ प्रमाणात, भिन्न स्वरूपात, वेगवेगळ्या व्यक्तींकडून तयार होतो. एवढा मोठा डेटा उपयोगी होईल का? का त्यापेक्षा त्याचे वर्गीकरण आणि विश्लेषण करून माहिती संपादित केली तर? व्यवस्थापनाला माहिती हवी असते. अशी माहिती जिचा उपयोग नियोजन, नियंत्रण आणि निर्णय घेताना वेळोवेळी व्यवस्थापन करते.
व्यवस्थापन माहिती प्रणाली आणि अहवाल (Management Information System and Reports) म्हणजे काय?
व्यवस्थापन माहिती प्रणाली (MIS) ही एक अशी यंत्रणा आहे, जी नियोजन, नियंत्रण व निर्णय घेण्यासाठी आवश्यक माहिती प्रदान करते. MIS विविध कार्यावर समन्वय, विश्लेषण आणि नियंत्रण ठेवण्यासदेखील मदत करते.
MIS कोणी तयार करावे?
मोठ्या संस्थांमध्ये स्वतंत्र MIS टीम असते. लहान संस्थांमध्ये, हे अवघड आहे. साधारणपणे जी व्यक्ती ऑपरेशन्सपासून स्वतंत्र आहे आणि ज्यास व्यवसायाबद्दल नुसती माहिती नाही, परंतु व्यवस्थापनाच्या अपेक्षांचीदेखील चांगली माहिती आहे, त्याने MIS अहवाल तयार केला पाहिजे.
MIS चे फायदे
प्रख्यात मॅनेजमेंट गुरू पीटर ड्रकर यांनी MIS चे फायदे सांगितले आहेत.
१) संस्थेची कार्यक्षमता सुधारते आणि व्यवस्थापकांना चांगले निर्णय घेण्यास मदत होते.
२) कंपनी रिपोर्ट्सचे विश्लेषण केल्यावर एकंदर सगळ्या डिपार्टमेंट्स आणि कंपनीचे Strengths (शक्ती) व Weaknesses कमकुवतपणा ओळखता येतो.
३) अनिश्चिततेस सामोरे जाण्यात मदत करणे आणि त्यास बदल घडवून आणण्यासाठी किंवा बदल करण्यास मदत करण्यास मदत करणे.
४) Communication आणि नियोजन साधन म्हणून काम करणे.
५) MIS विविध कार्यावर समन्वय, विश्लेषण आणि नियंत्रण ठेवण्यासदेखील मदत करते.
MIS रिपोर्ट्स केव्हा चुकू शकतील?
१) माहिती काढण्यासाठी आवश्यक संगणक प्रणालीमध्ये चुका किंवा दोष असल्यास.
२) कर्मचारी अहवालात फेरफार करत असतील तर.
३) व्यवस्थापनाचा MIS Reports च्या Design मध्ये सहभाग नसणे.
MIS रिपोर्ट्स कसे बनवावेत?
१). ठराविक कालावधीत वेगवेगळे रिपोर्ट्स कोणाला पाठवायचे याचे कोष्टक तयार करा. व्यवस्थापनेकडून त्यावर मान्यता घ्या.
२) संबंधित विभाकडून माहिती मिळवून त्याचे विश्लेषण व गरज पडल्यास ती माहिती तपासा.
३) पूर्वनिर्धारित टेम्पलेटमध्ये विश्लेषण रेकॉर्ड करा.
४) अहवाल व्यवस्थापनाकडे पाठवा.
५) Management Meeting मध्ये चर्चा झाल्यावर Action points लिहून काढून संबंधित विभागांना पाठवून द्या.
MIS रिपोर्ट्समध्ये कशाचा समावेश असावा?
१) आर्थिक माहिती
२) विक्री, उत्पादन, Marketing, मानव संसाधन, प्रशासन, आयटी इत्यादी विभागांच्या कार्यांची ठळक माहिती.
३) वैधानिक अनुपालन किंवा अनुपालन.
लहान किंवा मोठ्या कोणत्याही कंपनीने MIS अहवाल विकसित करावे, ज्यामुळे त्यांना आपले व्यवसाय कार्य अधिक चांगल्या प्रकारे समजून घेण्यात आणि ते सुधारण्यात मदत होईल.
– सीए जयदीप बर्वे
9820588298
