लहानपणी आपण ‘दिनूचे बिल’ ही गोष्ट वाचली आहे. दिनू नावाच्या मुलाला त्याची आई लहानसाहन कामे सांगत असते. दिनूच्या लहान भावाची तब्बेत बरी नसते त्यासाठी आई दिनुला डॉक्टरकडे पाठवते. दिनू प्रसंगी लहान भावासाठी मेडिकलमधून औषधेही आणतो. आईने सांगितलेली सर्व काम दिनू विनातक्रार करत असतो. एकदा दिनू डॉक्टरने दिलेले बिल वाचत असतो.
दिनूच्या डोक्यात लगेच कल्पना येते. तो आईच्या नावावर एक बिल बनवतो. छोट्याछोट्या घरगुती कामांसाठी तो काही रक्कम आकारत असतो. आई ते बिल वाचते. आई दिनूच्या नावावर एक शून्य रकमेचे बिल बनवते. दिलेल्या सर्व सेवांबद्दल आई काही शुल्क आकारत नाही. कौटुंबिक संबंधात आपण अशा फ्री सर्विस देत असतो.
व्यवहारामध्ये मात्र पुरवलेल्या सेवेबद्दल काही फीज जरूर आकारावी लागते. मैत्री वेगळी आणि व्यवहार वेगळा असतो. वस्तू व सेवा कर असे मानते की तुम्ही जरी फुकट माल किंवा सेवा पुरवली तरी जीएसटी भरावयाचाच असतो. तुम्ही जी मोफत वस्तू किंवा सेवा दिली, ती दुसर्‍यांंना किती किंमतीला दिली असती, त्याची तुलना करून न मिळालेल्या पावतीवर जीएसटी भरावा लागतो.
बिल बनवावे लागते. बिल तयार केले नाही तर अकाऊंटिंग करता येत नाही. बिल म्हणजे जमाखर्च लिहिण्यासाठी एक ‘कच्चा माल’ असतो. ‘बिल’ हे अकाऊंटिंगचे महत्त्वाचे सपोर्टिंग डॉक्युमेंट असते.
आपल्या व्यवसायाचे प्रतिबिंब आपण इश्यू केलेल्या बिलात दिसत असते. तुमच्या ग्राहकाकडे तुमची इमेज बिलाच्या स्वरुपात कायम राहणार आहे. म्हणून आपण दिलेल्या वस्तु व सेवेचे बिल काळजीपूर्वक बनवावे. शब्दकोषात बिलाचा अर्थ आहे, कायदा बनवण्यापूर्वी त्याचा ‘कच्चा मसुदा’.
लोकसभेत आधी बिल मांडले जाते नंतर सर्व संमतीने त्याचे कायद्यात रूपांतर होत असते. व्यापारात बिलाचे महत्त्वही कायदेशीर बिलाएवढेच आहे. बिल एक कायदेशीर कागदपत्र आहे म्हणून बिलाच्या अगदी मध्य भागावरच, वरती ‘नाशिकच्या न्यायकक्षेत’ असा न्यायालयीन शब्द दिसतो.
इतर पुरवठादारांच्या तुलनेने आपले बिल आपल्या क्लायंटच्या कायम लक्षात राहीले पाहिजे. आपण इश्यू करत असलेले बिल आपली जाहिरात समजावी. आपण नेमकी कोणती वस्तु व सेवा पुरवतो ते बिल वाचून समजले पाहिजे. वस्तूचे व सेवेचे तपशीलवार वर्णन त्यात स्पष्ट असावे. वस्तूच्या सिरियल नंबरवरून वस्तूची एक्सपायरी तारीख काढता येते.
आपण पुरवलेल्या वस्तु व सेवेचे बिल पीडीएफ फॉरमॅटमध्ये तयार करून ग्राहकाला पाठवावे. ग्राहकाला ओरिजिनल बिल मिळत नसेल तर त्याच्या जमाखर्चासाठी एक पर्यायी प्रूफ असतो. बिल पाठवताना एक्सेल फॉरमॅटमध्ये पाठवू नये. एक्सेल फॉरमॅट दुसर्‍या व्हर्जनमध्ये ओपण होताना आकड्यांची आदलाबदल होवू शकते.
वस्तू व सेवा कर कायद्यात ‘टॅक्स इनव्हाईस’ कसे असावे याचे सविस्तर वर्णन केलेले आहे. बिल्स कलेक्ट करणे ही अकाऊंटची पहिली पायरी आहे. काही आर्थिक फॉर्म आहेत जे चलनासारखेच असतात. त्वरित पैसे जमा करण्यासाठी ‘बिल’ तयार केले जाते. उदाहरणार्थ, जेव्हा आपण एखाद्या रेस्टॉरंटमध्ये जातो तेव्हा आपल्या जेवणाच्या शेवटी वेटर आपल्याला चलन देत नाही-ते आपल्याला बिल देतात. इनवॉइस जीएसटी मॅचिंगसाठी महत्त्वाचा असतो.
बिलामध्ये भरपूर माहिती अपेक्षित आहे, असे पाहिले तर सर्व माहिती एका ए-४ पेपरवर बसणारच नाही. तरीसुद्धा बिल नावाचा कायदेशीर पेपर अनेक वर्षं सांभाळून ठेवावा लागतो, म्हणून तो छान, सुंदर, सुबक असावा अशी अपेक्षा असते. बिलाचा कागद आकर्षक असावा. आपण ज्याला माल विकला त्याचे जर वेगवेगळे ऑडिट होत असतील; तर बिलाचा प्रवास अजून मोठा होत असतो.
अनेक आधिकार्‍यांच्या नजरेतून बिलाची आयडेन्टीटी दिसत असते. म्हणून इतरांच्या तुलनेने आपल्या बिलाचा कागद खूपच भडक नसावा. हॉटेल रेस्टारेंट किंवा कमी किमतीचे कॅश मेमो बनवले जात असतील तर किमान एक हाफ पेज तेवढा बिलाचा आकार असावा.
आपल्या बिलावर आपला संपूर्ण पत्ता, संपर्क तपशील, फोन, मोबाईल, इ-मेल, वेबसाईट इ. गोष्टी ठळक अक्षरात असाव्यात. आयकर कायद्यानुसार व्यवसायाच्या प्रत्येक कागदपत्रावर दस्तऐवजांवर कायम खाते क्रमांक (पॅन) असणे जरुरीचे आहे. कोणत्याही पत्रव्यवहारावर पॅन टाकणे गरजेचे आहे.
असंख्य अत्यावश्यक गोष्टी बिलात लिहिल्या तर बिल कंटाळवाणे, रट्टाळवाणे आणि वाचण्यासाठी अयोग्य होईल म्हणून पुनरावृती टाळावी, उदा:- जीएसटीच्या नंबरमध्येच पॅन असतो. पॅनच्या सुरुवातीला महाराष्ट्र राज्याचा कोड ‘२७’ असतो; त्यानंतर पॅन जसाचा तसा असतो आणि शेवटी पॅननंतर पुन्हा तीन कॅरेक्टर्स असतात. शेवटून दुसरे अक्षर इंग्रजी ‘झेड’ असते.
पॅननंतर काहीतरी अंक आणि शेवटीसुद्धा एखादा अंक असतो. बिलावर आपल्या ग्राहकाचा जीएसटी आणि मोबाइल स्पष्ट अक्षरात लिहावा. बिलावर ग्राहकाचा कॉन्टॅक्ट नंबर स्पष्ट असल्यामुळे भविष्यात पुन्हा त्याला संपर्क करणे सोपे जाते.
बिलाच्या कागदाचा रंग शक्यतो पांढरा स्वच्छ असावा. कारण पांढर्‍या पेपरवर इतर कोणत्याही रंगाची शाई उठून दिसते. बिलाच्या कागदावर शक्यतो वॉटरमार्क असावा. आपले आवडते बोध चिन्ह, त्याचे प्रतिबिंब बिलात असावे. एखादे घोषवाक्य किंवा आपल्या व्यवसायाचा संदेश शक्यतो आपल्या बिलातून इतरांपर्यंत पोहचवावा.
बिलाच्या पाठीमागे आपल्या व्यवसायाची खास जाहिरात, अगदी उपयोगी माहिती, आपल्या वस्तू व सेवेसंबंधी उपयुक्त म्हण, वाक्येप्रचार, शब्दप्रयोग किंवा लघुसंदेश असावा. व्यवसायाबद्दल आपले काही नियम अटी, शर्ती यांचा जरूर उल्लेख असावा.
उधारीचे काही नियम, जलद वसुलीसाठीची प्रोत्साहने, प्रलोभने आणि थकीत उधारीसाठी जास्तीच्या व्याजाचाही मुद्दा बिलात असावा. उधार आणि रोखीसाठी एकच बिलबुकातून बनवले जात असेल, उधार किंवा उधारी या दोहोंपैकी एक शब्द खोडावा म्हणजे ग्राहकाच्या अकाऊंटंटला हिशेब लिहिण्यात मदतच होते.
बिल वेळेवर द्यावे. चलन आपल्या व्यवसायाची ब्रेड आणि बटर आहे. ३१ मार्चनंतर बिलाचे पुढचे नंबर थांबवायचे. एक एप्रिलपासून नवीन सिरियल नंबर चालू करावयाची असतात. काही कारणाने आपण विकलेला माल ग्राहकाने परत केला तर तो माल, नग संख्या समजून घेण्यासाठी ओरिजनल बिलातच त्याचा खुलासा असावा.
– सदाशिव गायकवाड
(लेखक करसल्लागार आहेत.)
संपर्क : ९३७१५२७१११
